Styrelsemanual

Centralstyrelsen, CS, är mellan kongresserna Svenska Freds högsta beslutande och verkställande organ och inför kongressen ansvarig för föreningens förvaltning och allmänna verksamhet. CS uppgift är att tillvarata medlemmarnas och föreningens intressen. Riktmärken för CS arbete är stadgar, idéprogram, handlingsprogram och eventuellt andra riktlinjer som kongressen har fastställt. Bland de viktigare uppgifterna CS har kan nämnas att förvalta föreningens tillgångar och gemensamt ha ett övergripande arbetsgivaransvar för föreningens anställda personal. Det dagliga personalansvaret är delegerat till generalsekreteraren, GS. CS följer verksamheten genom den fortlöpande rapporteringen från generalsekreteraren kring verksamhet och ekonomi, samt vid behov genom speciella rapporter i ärenden CS vill veta mer om.

 

Presidiet

Presidiet är Svenska Freds högsta beslutande instans mellan CS-mötena. Presidiet ska kunna fatta beslut som inte kan vänta till nästa CS-möte. Presidiet ska också avlasta CS genom att fatta beslut om ärenden som är mindre betydelsefulla för CS som helhet att diskutera.

Presidiet självt kan ta initiativ till att utreda/bereda/utföra olika saker, liksom att presidiet kan få i uppdrag av CS att utreda/bereda/utföra olika saker som CS har på sitt bord.

Ansvar och uppgifter

  • Personalfrågor.
  • Är högsta beslutande instans mellan styrelsemötena.
  • Fullgöra de uppgifter som centralstyrelsen delegerat.
  • Planera och ta fram dagordning till styrelsemötena.
  • Presidiet kan fatta ekonomiska beslut upp till en gräns på 50 000 kr utöver beslutad budget samt göra justeringar inom budget till ett belopp om 100 000 kronor som meddelas CS på nästkommande möte.

Sammansättning

Presidiet består av ordföranden, vice ordföranden samt generalsekreteraren.

Arbetsformer

  • Ordföranden är ansvarig och sammankallande för presidiet.
  • Generalsekreteraren är sekreterare och för kortfattade minnesanteckningar.
  • Presidiet sammanträder ca en och en halv vecka innan varje centralstyrelsemöte samt vid behov.
  • Besluta i ärenden som uppstår mellan styrelsemöten och rapporterar till centralstyrelsen som sedan kan ompröva dem.
  • Fastställa policy för lönesättning för kansliet.
  • Känsliga ärenden, i synnerhet de som rör personalfrågor och enskildas integritet (anställda liksom ideella), offentliggörs inte. I minnesanteckningarna markeras att ett sådant ärende hanterats, men inga detaljer lämnas.

 

Ordföranden

Ansvar och uppgifter

  • Företräda Svenska Freds- och Skiljedomsföreningen politiskt, med stöd av generalsekreteraren och övriga anställda på kansliet, externt gentemot media, beslutsfattare och andra intressenter.
  • Aktivt driva föreningens frågor och besluta om politiska ställningstaganden med utgångspunkt från föreningens idé- och handlingsprogram och på delegation från centralstyrelsen.
  • Ha löpande kontakt med lokalföreningar och medlemmar.
  • Leda arbetet inom centralstyrelsen.
  • Ansvara för att centralstyrelsen genomför de i stadgarna stipulerade uppgifterna.
  • Ha en god överblick över föreningen.
  • Planera och visionera för föreningens framtid.
  • Fullgöra de uppgifter centralstyrelsen delegerat.
  • Attestera generalsekreterarens utlägg.

 

Vice ordförandena

Ansvar och uppgifter

  • Vara arbetsgivare och arbetsleda ordföranden och generalsekreteraren.
  • Förhandlar, i samråd med valberedningen, om nytt arvode för ordförande som kandiderar för omval. Arvodet fastställs av kongressen.
  • Förhandlar om generalsekreterarens lön som beslutas av centralstyrelsen.
  • Beslutar om och leder, tillsammans med ordföranden, rekryteringsprocessen vid tillsättning av tjänsten som generalsekreterare.
  • De anställda ska vända sig till de vice ordförandena om problem uppstår på kontoret som inte anses lämpligt eller möjligt att ta upp i enlighet med den normala delegationsordningen.

 

Ledamoten

Som ledamot har du tystnadsplikt och det som sägs i styrelserummet stannar där. Det är viktigt att du själv tänker igenom vad det innebär att tillsammans med andra vara ansvarig för föreningens verksamhet genom det styrelseuppdrag du fått av kongressen. I styrelsen representerar du hela organisationen, inte din lokalförening, någon annan gruppering eller särskilt intresse.

Det är din uppgift att medverka till att fatta viktiga beslut. Varje ordinarie ledamot har en röst vid varje omröstning, det förekommer ingen viktning av rösterna.

Som CS-ledamot är du ansvarig för alla beslut som CS fattar. Därför är det viktigt att du är väl förberedd och delaktig i diskussionerna om föreslagna beslut. När ett beslut väl är fattat är hela CS ansvariga för det fattade beslutet. Vill du inte ställa dig bakom ett av CS fattat beslut ska du reservera dig mot beslutet och se till att det förs till protokollet. Då är du inte juridiskt ansvarig för beslutet.

Ansvar och uppgifter

  • Fullgöra övriga i stadgarna angivna uppgifter (se §6 i stadgarna om Centralstyrelsen) utöver de som nämns nedan.
  • Har gemensamt det övergripande arbetsgivaransvaret för kansliet. Arbetsledning och personalansvar är delegerat till generalsekreteraren. Personalfrågor behandlas vid behov i presidiet.
  • Utarbeta övergripande strategier och visioner samt planera för Svenska Freds framtid.
  • Delta aktivt i samhällsdebatten i prioriterade frågor.
  • Stödja och främja verksamheten i medlemsorganisationen (lokalföreningar, intressegrupper, etc).
  • Besluta om konstituering och ansvarsfördelning för centralstyrelsens ledamöter.
  • Utse två vice ordförande och tillsätta presidium.
  • Utföra en konsekvensanalys, med särskilt beaktande av ansvar, genomförande och ekonomi, innan varje beslut fattas.
  • Tydligt beskriva mål och syfte med enskilda beslut, fastställa tidsplan, prioritet och typ av rapportering.
  • Föreslå handlingsprogram för Svenska Freds- och Skiljedomsföreningen, att fastställas av kongressen.
  • Redovisa uppföljning av tidigare kongressbeslut för kongressen.
  • Vara ytterst ekonomiskt ansvarig inför kongressen.
  • Förelägga årsredovisning för kongressen.
  • Besluta om ettårig verksamhetsplan och budget med utgångspunkt från det av kongressen fastställda handlingsprogrammet.
  • Hålla sig löpande informerad om den ekonomiska situationen, framför allt genom rapporter från ekonomiansvarig, och när så är nödvändigt, besluta om åtgärder.
  • Hålla sig informerad om föreningens verksamheter.
  • Besluta om revidering av budget och verksamhetsplan samt eventuella omprioriteringar under verksamhetsåret om de ekonomiska förutsättningarna kraftigt förändras.

Sammansättning

Centralstyrelsen består av ordförande samt det antal ledamöter och ersättare som kongressen valt.

Arbetsformer

  • Centralstyrelsen sammanträder ca sju gånger om året.
  • Centralstyrelsen ska vid behov tillsätta arbetsgrupper för övergripande uppdrag inom ett verksamhetsområde eller för en särskild kampanj eller insats. Arbetsgruppernas uppdrag ska vara tydligt avgränsade i tid och omfattning. Arbetsgrupperna rapporterar till centralstyrelsen.
  • Centralstyrelsen ger generalsekreteraren i uppdrag att leda tjänstemannaorganisationen i enlighet med de av centralstyrelsen fastställda målen.
  • Alla viktiga ärenden till tjänstemannaorganisationen ska gå via generalsekreteraren för eventuell delegering. Centralstyrelsen träffar hela tjänstemannaorganisationen i samband med kongressen samt vid den gemensamma höstupptakten.

 

Ekonomi

Centralstyrelsen beslutar om ett budgetförslag som generalsekreteraren lagt fram tillsammans med ekonomiansvarig.

 

Ärendebehandling

Att väcka en fråga/ett förslag

Vill du att CS ska behandla en fråga eller ett förslag inkommer du med ett skriftligt underlag till ordföranden, senast 14 dagar före nästa styrelsemöte. Underlaget ska innehålla uppgifter om  vem eller vilka som står bakom frågan/förslaget. Underlaget ska innehålla en brödtext där du redogör för bakgrunden till ärendet, utvecklar frågeställningen eller argumenterar för ditt förslag. Avsluta alltid underlaget med ett förslag till beslut för CS.

Ett förslag till beslut bör innehålla uppgifter om vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska göras. Ärenden som väcks senare än att det kommit med i kallelsen till mötet bordläggs normalt till nästkommande möte. Detta för att alla ska få tid att sätta sig in i beslutsunderlaget inför beslutet.

 

Så förbereds dagordningen

Det är presidiet som ansvarar för att ta fram och besluta om förslag till dagordning inför CS-mötena. Presidiet utgår då från verksamhetsåret som beskrivs i den här manualen, ärenden som ännu inte har avförts från tidigare dagordning och från ärenden som har inkommit från CS-ledamöter, anställd personal, andra medlemmar, från andra organisationer eller dylikt. Dessutom stämmer presidiet av så att kongressuppdrag tas upp till behandling och att Handlingsprogrammet följs. Dagordningen förbereds normalt 10 dagar före ett CS-möte.

Alla handlingar till CS-mötet skickas via mejl senast 5 arbetsdagar innan mötet samt tillgängliggörs på Google Drive. De ledamöter som önskar underlaget per post kan få det genom att meddela ordföranden detta.

Mötesordförandeskapet delas mellan föreningens ordförande och de två vice ordförandena.

 

Förberedelser inför mötet

Du förutsätts läsa de handlingar som skickas ut inför mötet. Du kan även själv ta reda på mer information på annat håll.

Förberedelserna är till för att du ska kunna vara aktiv på mötet. Markera gärna i underlagen saker som du reagerar på eller har åsikter om. Ta sedan upp det på mötet. Finner du något förslag felaktigt – förbered ett ändringsförslag som du kan lägga fram på mötet. Ta gärna kontakt med förslagsställaren i förväg. På så sätt kan missförstånd och konflikter undvikas.

 

Behandling av ärendet på mötet

Förslagsställaren i CS, eller vid förekommande fall tjänstepersonen, presenterar ärendet på mötet. Vid mer omfattande punkter görs en “runda” där varje ledamot har möjlighet att lyfta frågor och förslag. Mötesordföranden samlar då in samtliga synpunkter till den fortsatta diskussionen. Vid diskussion måste du anmäla dig till talarlistan som sköts av mötesordföranden. Du har rätt att komma med ändrings- eller tilläggsförslag eller ett nytt yrkande på mötet. Det finns då med i behandlingen när det är dags att gå till beslut i ärendet. Är ditt yrkande eller förslag omfattande eller av annan anledning svårt att ta ställning till bör mötet överväga att besluta om återremiss av ärendet. Då ges någon i uppdrag att inkomma med ett nytt beslutsunderlag till ett senare möte.

 

Att fatta beslut

Svenska Freds tillämpar majoritetsbeslut. Vanligtvis eftersträvas att konsensus nås genom att beslutet föregås av en allsidig och givande diskussion av ärendet. Vid votering har ordinarie ledamöter och suppleant som ersätter ordinarie ledamot rösträtt.

Det kan ibland vara svårt att fatta beslut och lättare att gå på en försiktighetsprincip som kan göra att ett ärende dras i långbänk. Men beslut måste fattas. Visar det sig att beslutet blev felaktigt går det vanligen att ompröva.

Genom det fattade beslutet ska det lätt kunna utläsas vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara gjort. CS ska kunna stå för de fattade besluten inför kongressen.

Vid brådskande ärenden kan CS fatta beslut via mejl eller telefon vilket sedan konfirmeras på nästkommande styrelsemöte, så kallade per capsulam-beslut. Detta bör dock endast göras i undantagsfall.

 

Så skrivs protokollet

Svenska Freds använder beslutsprotokoll, dvs att debatt eller diskussion som föregår beslutet inte återges. Beslut anges efter varje ärende och det ska tydligt framgå vad som beslutades och vem som ansvarar för genomförandet. Om inget annat anges av CS förväntas kansliet omedelbart genomföra besluten. Avgjordes ärendet efter votering ska en beskrivning av hur omröstningen gick till finnas med.

 

Så justeras protokollen

Efter möte A skriver sekreterarna ett förslag till protokoll som så snart som möjligt skickas till protokolljusterarna som gör eventuella justeringar. Sekreterarna skickar därefter förslaget till protokoll till ordföranden som skickar ut det med CS-handlingarna inför nästa CS-möte (möte B). Möte B går igenom förslaget till protokoll från möte A på punkten ”föregående mötesprotokoll”. Tillkommande justeringsförslag inkommer och beslutas om.

Om inga synpunkter inkommit undertecknas och godkänns protokollet. Om ytterligare justeringar gjorts, godkänns protokollet med ändringar, skrivs ut och undertecknas i en paus. Därefter läggs det till handlingarna.

 

CS verksamhetsår

Ett antal olika frågor lyfts vid olika möten. Planeringen av nästkommande års verksamhet påbörjas till exempel redan våren året innan. Svenska Freds verksamhet för 2017 planeras sedan i flera steg under hösten 2016. Budgeten tas upp till behandling en första gång i oktober, för att sedan slutligt fastställas vid februari-CS. Vid samma möte beslutas om verksamhetsplanen. Budgeten liksom verksamhetsplanen revideras därefter endast i undantagsfall.

 

Direkt efter kongressen, vid kongressår

  • Välja nytt presidium, samt firmatecknare
  • Besluta hur mötena skall sammankallas och förberedas.
  • Hur brådskande ärenden skall avgöras mellan CS-möten
  • Vem eller vilka som mellan CS-möten för uttala sig i SFSFs namn

Juni

  • Fastställa datum för styrelseåret
  • Summera eventuella uppdrag från kongressen
  • Genomföra en introduktion för nyvalda ledamöter inför juni-mötet, vid kongressår
  • Utvärdera av högste tjänsteman i förhållande till instruktion och organisationens mål
  • Besluta om lön och annan ersättning till högsta tjänsteman (på förslag från vice ordföranden).
  •  Beslut om styrelsemanual

September

  • Utvärdera av verksamheten innevarande år utifrån Tertialrapport 2
  • Revidera förslag på prioriterade mål i Verksamhetsplanen för nästkommande år utifrån kansliets återkoppling
  •  Ekonomisk halvårsrapport

Oktober

  • Upptakt – färdigställ Verksamhetsplan utifrån kansliets förslag
  • Upptakt – gemensamt avstamp inför framtiden
  • Revidering av delegationsordning
  • Genomföra riskanalys för kommande år
  • Besluta om Verksamhetsplan till kommande verksamhetsår i princip
  • Delar av eller hela styrelsen uppdras att komma med förslag till handlingsprogram till december (vid kongressår)
  • Besluta om budgetförslag för kommande verksamhetsår i princip

December

  • Anta förslag till handlingsprogram för kommande fyraårsperiod (inför kongressår)
  • Generalsekreteraren uppdras lägga fram årsredovisning till april-CS
  • Vice ordföranden påbörjar arbetet med medarbetarundersökning för kommande år

Februari

  • Utvärdera föregående års verksamhet utifrån Tertialrapport 3
  • Beslut om budget
  • Valberedningen på besök (vid kongressår)
  • Fördela inkomna motioner, diskussion om propositioner till kongressen (vid kongressår)
  • Revidering och besluta om Verksamhetsplan och budget för innevarande år
  • Utvärdera föregående års styrelsearbete
  • Utvärdera riskhanteringen för föregående år

April

  • Utvärdera av verksamheten innevarande år utifrån Tertialrapport 1
  • Besluta om förslag på prioriterade mål för Verksamhetsplan till nästkommande år utifrån Tertialrapport 1
  • Fastställa årsredovisning i princip
  • Kongress (fredspristagare beslutas, motionssvar och propositioner beslutas)