Styrelsemanual

Reviderad av Centralstyrelsen 200930

Centralstyrelsen, CS, är mellan kongresserna Svenska Freds- och Skiljedomsföreningens högsta beslutande och verkställande organ. CS ansvarar inför kongressen för föreningens förvaltning och allmänna verksamhet. CS uppgift är att ta till vara medlemmarnas och föreningens intressen. CS arbete utgår från stadgar, idéprogram, handlingsprogram och eventuella andra riktlinjer som kongressen har beslutat om. Några av CS viktigaste uppgifter är att förvalta föreningens tillgångar och gemensamt ha ett övergripande arbetsgivaransvar för föreningens anställda personal. Det dagliga personalansvaret är delegerat till generalsekreteraren, GS. CS följer verksamheten genom att GS fortlöpande rapporterar kring verksamhet och ekonomi, samt vid behov rapporterar i de ärenden CS vill veta mer om.

Presidiet

Presidiet är Svenska Freds högsta beslutande instans mellan CS-mötena. Presidiet fattar beslut som inte kan vänta till nästa CS-möte. Presidiet ska också avlasta CS genom att fatta beslut om mindre ärenden som inte behöver behandlas av hela styrelsen.

Presidiet självt kan ta initiativ till att utreda/bereda/utföra olika saker, liksom att presidiet kan få i uppdrag av CS att utreda/bereda/utföra olika saker som CS har på sitt bord.

Ansvar och uppgifter

  • Hantera personalfrågor.
  • Fatta nödvändiga beslut mellan styrelsemötena.
  • Genomföra de uppgifter som centralstyrelsen delegerat.
  • Planera och ta fram dagordning till styrelsemötena.
  • Vid behov hantera personalfrågor.
  • Presidiet kan göra justeringar inom budget till ett belopp upp till 100 000 kronor som meddelas CS på nästkommande möte.

Sammansättning

Presidiet består av ordföranden, vice ordföranden samt generalsekreteraren.
Ordföranden är ansvarig och sammankallande för presidiet. Generalsekreteraren är sekreterare och för kortfattade minnesanteckningar.

Presidiet har möte cirka två veckor innan varje CS-möte samt vid behov.

Arbetsformer

  • Besluta i ärenden som uppstår mellan styrelsemöten och rapportera till centralstyrelsen som sedan kan ompröva dem.
  • Fastställa policy för lönesättning för kansliet.
  • Känsliga ärenden, i synnerhet de som rör personalfrågor och enskildas integritet (anställda liksom ideella), offentliggörs inte. I minnesanteckningarna markeras att ett sådant ärende har hanterats, men inga detaljer lämnas.

Ordföranden

Ansvar och uppgifter

  • Företräda Svenska Freds- och Skiljedomsföreningen politiskt, med stöd av generalsekreteraren och övriga anställda på kansliet, externt gentemot media, beslutsfattare och andra intressenter.
  • Aktivt driva föreningens frågor och besluta om politiska ställningstaganden med utgångspunkt i föreningens idé- och handlingsprogram och på delegation från centralstyrelsen.
  • Ha löpande kontakt med lokalföreningar och medlemmar.
  • Leda arbetet inom centralstyrelsen.
  • Ansvara för att centralstyrelsen genomför de åtaganden som finns formulerade i stadgarna.
  • Ha en god överblick över föreningen.
  • Planera och visionera för föreningens framtid.
  • Fullgöra de uppgifter centralstyrelsen delegerat.
  • Attestera generalsekreterarens utlägg.

Vice ordförandena

Ansvar och uppgifter

  • Vara arbetsgivare och arbetsleda ordföranden och generalsekreteraren.
  • Förhandla, i samråd med valberedningen, om nytt arvode för ordförande som kandiderar för omval. Arvodet fastställs av kongressen. 
  • Förhandla om generalsekreterarens lön som beslutas av centralstyrelsen.
  • Besluta om och leda, tillsammans med ordföranden, rekryteringsprocessen vid tillsättning av tjänsten som generalsekreterare.
  • Om problem uppstår på kontoret som inte anses lämpligt eller möjligt att ta upp i enlighet med den normala delegationsordningen ska de anställda vända sig till de vice ordförandena. 
  • Turas om med ordföranden att vara mötesordförande på CS-möten.

Ledamoten

Som ledamot har du tystnadsplikt och det som sägs i styrelserummet stannar där. Det är viktigt att du själv tänker igenom vad det innebär att tillsammans med andra vara ansvarig för föreningens verksamhet genom det styrelseuppdrag du fått av kongressen. I styrelsen representerar du hela organisationen, inte din lokalförening, någon annan gruppering eller särskilt intresse.

Ansvar och uppgifter för styrelsen gemensamt

  • Ha det övergripande arbetsgivaransvaret för kansliet. Arbetsledning och personalansvar är delegerat till generalsekreteraren. 
  • Utarbeta övergripande strategier och visioner samt planera för Svenska Freds framtid.
  • Aktivt följa samhällsdebatten i prioriterade frågor.
  • Stödja och främja verksamheten i medlemsorganisationen (lokalföreningar, intressegrupper, etc).
  • Besluta om konstituering och ansvarsfördelning för centralstyrelsens ledamöter.
  • Utse två vice ordförande och tillsätta presidium.
  • Utföra en konsekvensanalys, med särskilt beaktande av ansvar, genomförande och ekonomi, innan varje beslut fattas. 
  • Tydligt beskriva mål och syfte med enskilda beslut, fastställa tidsplan, prioritet och typ av rapportering.
  • Föreslå handlingsprogram för Svenska Freds- och Skiljedomsföreningen, att fastställas av kongressen.
  • Redovisa uppföljning av tidigare kongressbeslut för kongressen.
  • Vara ytterst ekonomiskt ansvarig inför kongressen.
  • Förelägga årsredovisning för kongressen.
  • Besluta om verksamhetsplan och budget för året med utgångspunkt i det av kongressen fastställda handlingsprogrammet.
  • Hålla sig löpande informerad om den ekonomiska situationen, framför allt genom rapporter från ekonomiansvarig, och när så är nödvändigt, besluta om åtgärder.
  • Hålla sig informerad om föreningens verksamheter.
  • Besluta om revidering av budget och verksamhetsplan samt eventuella omprioriteringar under verksamhetsåret om de ekonomiska förutsättningarna kraftigt förändras.
  • Vara föreningens verkliga huvudman.
  • Åta sig att efterleva Svenska Freds antikorruptionspolicy och uppförandekod.

Sammansättning

Centralstyrelsen består av ordförande samt det antal ledamöter och ersättare som kongressen valt.

Arbetsformer

  • Centralstyrelsen  har möte cirka sju gånger per år.
  • Centralstyrelsen ska vid behov tillsätta arbetsgrupper för övergripande uppdrag inom ett verksamhetsområde eller för en särskild kampanj eller insats. Arbetsgruppernas uppdrag ska vara tydligt avgränsade i tid och omfattning. Arbetsgrupperna rapporterar till centralstyrelsen.
  • Centralstyrelsen ger generalsekreteraren i uppdrag att leda tjänstemannaorganisationen i enlighet med de av centralstyrelsen fastställda målen.
  • Alla viktiga ärenden till kansliet ska gå via generalsekreteraren för eventuell delegering. Centralstyrelsen träffar hela kansliet i samband med kongressen samt vid den gemensamma höstupptakten.
  • Ärendebehandling

Att väcka en fråga/ett förslag

Om du som ledamot vill att CS ska behandla en fråga eller ett förslag inkommer du med ett skriftligt underlag till ordföranden, senast 14 dagar före nästa styrelsemöte. Underlaget ska innehålla uppgifter om  vem eller vilka som står bakom frågan/förslaget. Underlaget ska innehålla en brödtext där du redogör för bakgrunden till ärendet, utvecklar frågeställningen eller argumenterar för ditt förslag. Avsluta alltid underlaget med ett förslag till beslut för CS. En mall för detta finns i Google Drive.

Ett förslag till beslut bör innehålla uppgifter om vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska göras. Ärenden som väcks senare än att det kommit med i kallelsen till mötet bordläggs normalt till nästkommande möte. Detta för att alla ska få tid att sätta sig in i beslutsunderlaget inför beslutet.

Så förbereds dagordningen

Presidiet ansvarar för att ta fram och besluta om förslag till dagordning inför CS-mötena. Presidiet utgår då från verksamhetsåret som beskrivs i den här manualen, ärenden i beslutsloggen som är pågående och från ärenden som har inkommit från CS-ledamöter, anställd personal, andra medlemmar, från andra organisationer eller dylikt. Dessutom stämmer presidiet av så att kongressuppdrag tas upp till behandling och att Handlingsprogrammet följs. Dagordningen förbereds på presidiemötet cirka två veckor innan CS-mötet.

Alla handlingar till CS-mötet skickas via mejl senast 5 arbetsdagar innan mötet samt tillgängliggörs på Google Drive. De ledamöter som önskar underlaget per post kan få det genom att meddela ordföranden detta. I de fall underlaget är s k arbetsmaterial i redigerbar fil på Google Drive, skrivs det ut i dagordningen samt försättsblad.

Mötesordförandeskapet delas mellan föreningens ordförande och de två vice ordförandena.

Förberedelser inför mötet

Du förutsätts läsa de handlingar som skickas ut inför mötet. Du kan även själv ta reda på mer information på annat håll. Du förutsätts ha läst handlingarna även om du inte kan medverka på det faktiska mötet.

Anteckna gärna saker som du reagerar på eller har åsikter om. Ta sedan upp det på mötet. Om du anser att ett förslag är felaktigt kan du förbereda ett ändringsförslag att lägga fram på mötet. Ta gärna kontakt med den som skrivit förslaget innan.

Behandling av ärendet på mötet

Förslagsställaren i CS, eller vid förekommande fall tjänstepersonen, presenterar ärendet på mötet. Därefter görs en ”runda” där varje ledamot har möjlighet att lyfta frågor och förslag. Mötesordföranden samlar in samtliga synpunkter till den fortsatta diskussionen. Vid diskussion måste du anmäla dig till talarlistan som sköts av mötesordföranden. Du har rätt att komma med ändrings- eller tilläggsförslag eller ett nytt yrkande på mötet. Det finns då med i behandlingen när det är dags att gå till beslut. Är ditt yrkande eller förslag omfattande, eller av annan anledning svårt att ta ställning till, kan mötet besluta om återremiss av ärendet. Då ges någon i uppdrag att inkomma med ett nytt beslutsunderlag till ett senare möte.

Att fatta beslut

Svenska Freds tillämpar majoritetsbeslut. Vanligtvis eftersträvas att konsensus nås genom att innan beslutet ha haft en allsidig och givande diskussion om ärendet.

Vid votering har ordinarie ledamöter och suppleant som ersätter ordinarie ledamot rösträtt. Vill du inte ställa dig bakom ett av CS fattat beslut ska du reservera dig mot beslutet och se till att det skrivs in i protokollet. Då är du inte juridiskt ansvarig för beslutet.

Som CS-ledamot är du ansvarig för alla beslut som CS fattar. När ett beslut väl är fattat är hela CS ansvarigt för det fattade beslutet. Visar sig ett beslut senare vara felaktigt går det vanligen att ompröva. Vid brådskande ärenden kan CS fatta beslut via mejl eller telefon vilket sedan konfirmeras på nästkommande styrelsemöte, ett så kallat per capsulam-beslut. Detta bör dock endast göras i undantagsfall.

Så skrivs protokollet

Svenska Freds använder beslutsprotokoll, vilket innebär att debatt eller diskussion som föregår beslutet inte återges. Beslut anges efter varje ärende och det ska tydligt framgå vad som beslutades, vem som ansvarar för genomförandet och när det ska vara genomfört. Om inget annat anges av CS förväntas kansliet omedelbart genomföra besluten. Om ärendet har avgjorts efter votering ska en beskrivning av hur omröstningen gick till finnas med.

Så justeras protokollen

Efter mötet delar sekreteraren protokollutkastet med protokolljusterarna som gör eventuella ändringar. Sekreteraren vidarebefordrar därefter förslaget till protokoll till ordföranden. Ordföranden skickar ut protokollet med CS-handlingarna inför nästa CS-möte där protokollet undertecknas och läggs till handlingarna.

Om inga synpunkter inkommit undertecknas och godkänns protokollet. Om ytterligare justeringar gjorts, godkänns protokollet med ändringar, skrivs ut och undertecknas i en paus. Därefter läggs det till handlingarna.

CS-handlingar och protokoll – Transparens och rutiner

Antagen av Centralstyrelsen 190410

Syfte

Att förtydliga vilka handlingar som är öppna för allmänheten, vilka som är endast för styrelsen och vilka som är endast för presidiet eller GS. Syftet är att öka föreningens transparens samt tydligheten för vilka dokument som är tillgängliga för alla och därmed kan lämnas ut då de efterfrågas. Samt för att undvika att interna dokument delas med obehöriga.

Svenska Freds har handlingar på tre olika transparensnivåer. Utöver dessa tre nivåer finns även handlingar som är interna för generelsekreteraren, såsom exempelvis anteckningar från utvecklingssamtal.

Öppna handlingar

Alla handlingar som inte bör hållas till en mindre grupp av strategiska skäl eller av integritetsskäl ska vara öppna handlingar. De är öppna för alla, medlemmar och icke-medlemmar, att ta del av. Öppna handlingar finns tillgängliga för övriga vid förfrågan till kansliet. Exempel på öppna handlingar är styrelsens beslutsprotokoll samt CS-mötenas dagordning.

Styrelseinterna handlingar

Dessa handlingar är av strategiska skäl eller integritetsskäl endast tillgängliga för styrelsen och GS. Om det krävs av strategiska skäl kan presidiet, GS eller styrelsen bestämma att annan berörd personal, förtroendevalda eller andra berörda medlemmar får ta del av dessa handlingar.

Presidieinterna

Ärenden av känslig natur, som rör personalfrågor och enskildas integritet (anställda liksom ideella), kan hållas interna till presidiet. I minnesanteckningarna från presidiemötet markeras att ett sådant ärende har hanterats, men inga detaljer lämnas. Presidiet/GS kan besluta att dela handlingar med enskilda andra om det finns särskilda skäl till detta.

Rutiner

Förberedande presidiemöte
Vid det förberedande presidiemötet inför varje styrelsemöte gås agendan för mötet igenom. Presidiet beslutar vilken transparensnivå varje underlag ska ha. För varje punkt på agendan diskuteras också om det är troligt att några beslut bör fattas.

Styrelsemöte

Styrelsemötena är interna för styrelsen och GS. Generalsekreteraren kan vid behov ta med sig olika ansvariga på kontoret för specifika dragningar inför styrelsen. Styrelsen kan välja att adjungera medlemmar och icke-medlemmar till styrelsemöten vid behov. Mer info om detta finns i föreningens delegationsordning. Mötesordföranden ansvarar för att vid varje punkt på agendan efterfråga om något beslut behöver fattas.

Protokoll

Styrelsebeslut och reservationer protokollförs alltid. Diskussion eller annan information protokollförs endast efter beslut av styrelsen. Styrelseprotokollen är öppna handlingar om inte presidiet eller styrelsen beslutar något annat. Styrelseprotokollen finns tillgängliga för alla vid förfrågan till kansliet.