Reviderad och fastställd av Svenska Freds centralstyrelse 2026-06-07
Fastställs årligen, revideras vid behov.

Syftet med Svenska Freds arbets- och delegationsordning är att komplettera föreningens stadgar genom att tydliggöra ansvarsfördelning, mandat och arbetsformer. 

Centralstyrelsen (CS)
Centralstyrelsen väljs av kongressen och är mellan kongresserna Svenska Freds- och Skiljedomsföreningens högsta beslutande och verkställande organ. Centralstyrelsen består av ordförande samt det antal ledamöter och ersättare som kongressen beslutat om. 

CS ansvarar ytterst för Svenska Freds förvaltning samt för den strategiska utvecklingen av verksamheten. CS har också det yttersta arbetsgivaransvaret. CS tillsätter och entledigar generalsekreteraren (GS) samt ansvarar för att generalsekreteraren har tydliga instruktioner avseende arbetsuppgifter, mandat och rapportering.

Presidiet
Presidiet är Svenska Freds beslutande organ mellan centralstyrelsens möten inom ramen för de mandat som delegationsordningen anger. Presidiet består av Svenska Freds ordförande, två vice ordförande samt generalsekreteraren (GS).

Ordföranden är sammankallande för presidiet. GS är presidiets sekreterare och ansvarar för att föra kortfattade minnesanteckningar.

Ansvar och uppgifter

• Fatta nödvändiga beslut mellan centralstyrelsens möten. Besluten ska konfirmeras på nästa styrelsemöte.
• Genomföra de uppgifter som centralstyrelsen delegerat.
• Planera och ta fram dagordning till styrelsemöten.

Ordföranden 

Svenska Freds ordförande är heltidsarvoderad för sitt uppdrag och är tillsammans med generalsekreteraren (GS) föreningens ledande befattningshavare.

Ansvar och uppgifter

• Leda arbetet inom CS. 
• Ansvara för att CS fullgör sina åtaganden enligt stadgarna. 
• Genomföra de uppgifter CS delegerat till ordföranden. 
• Aktivt driva föreningens frågor och besluta om politiska ställningstaganden med utgångspunkt i föreningens idé- och handlingsprogram.
• Ha löpande kontakt med lokalföreningar, grupper och medlemmar. 
• I samråd med GS företräda organisationen i kontakt med andra organisationer, beslutsfattare, föreningar och myndigheter.
• Koordinerat och i samråd med GS företräda organisationen medialt.
• Tillsammans med vice ordförandena besluta om och leda rekryteringsprocessen vid tillsättning av tjänsten som GS.
• Attestera GS utlägg och tidrapporter samt föreningens deklarationer och skatteinbetalningar till Skatteverket. 

Vice ordföranden
Centralstyrelsen utser inom sig två vice ordförande vid det konstituerande styrelsemötet. Förslag till vice ordförande tas fram av föreningens ordförande. 

Ansvar och uppgifter

• Tillsammans med ordföranden besluta om och leda rekryteringsprocessen vid tillsättning av tjänsten som GS.
• På delegation från centralstyrelsen ansvara för arbetsledning och arbetsgivarfrågor avseende generalsekreteraren (GS) och ordföranden. Ansvara för uppföljning av GS arbetsmiljö, arbetssituation och måluppfyllelse. Genomföra medarbetar- och lönesamtal med GS samt bereda förslag till lön inför beslut i centralstyrelsen. 
• I samråd med valberedningen bereda förslag till arvode för ordförande som kandiderar för omval. Arvodet beslutas av kongressen.
• Vara mötesordförande vid centralstyrelsens sammanträden enligt överenskommen ansvarsfördelning.

Generalsekreteraren (GS) 

Svenska Freds generalsekreterare (GS) utses av centralstyrelsen och är tillsammans med ordföranden föreningens ledande befattningshavare.

Ansvar och uppgifter 

• Vara verksamhetschef och ansvara för genomförande och avrapportering av centralstyrelsens beslut avseende verksamhet och budget. 
• Ansvara för utveckling och uppföljning av administrativa och organisatoriska rutiner.
• I samråd med ordföranden företräda organisationen i kontakt med andra organisationer, beslutsfattare, föreningar och myndigheter.
• Koordinerat och i samråd med ordförande företräda organisationen medialt.
• Ansvara för tjänstepersonsorganisationen och den övergripande ledningen av kansliet, samt arbetsleda direkt underställd personal.
• Säkerställa att utvecklings- och lönesamtal genomförs för samtliga medarbetare.
• Ansvara för det löpande och systematiska arbetsmiljöarbetet på kansliet inom ramen för delegerade arbetsmiljöuppgifter från centralstyrelsen. 
• Vara adjungerad till centralstyrelsen.
• Ansvara för den löpande ekonomiska förvaltningen inom ramen för av centralstyrelsen beslutade budget.
• Attestera ordförandens utlägg och tidrapporter.

CS ledamöter

Ledamöter och suppleanter i centralstyrelsen (CS) representerar styrelsen i sin helhet i relation till medlemmar, personal och externa aktörer. CS  ansvarar gemensamt för styrelsens arbete och förväntas solidariskt stå bakom fattade beslut och företräda dessa i organisationen och externt. Den som reserverar sig mot beslut har rätt att få sin reservation antecknad i protokollet.

Om CS diskuterar känsliga personärenden eller frågor som är strategiskt känsliga har ledamöter, supplenater och generalsekreteraren tystnadsplikt kring dessa. Såväl ledamöter som suppleanter deltar aktivt i styrelsens arbete och håller sig uppdaterade i föreningens frågor. 

Ansvar och uppgifter för styrelsen gemensamt

• Vara föreningens verkliga huvudman.
• Vara ytterst ekonomiskt ansvarig inför kongressen.
• Fastställa årsredovisning tillsammans med generalsekreteraren (GS).
• Följa upp tidigare kongressbeslut och redovisa denna uppföljning till kongressen.
• Föreslå handlingsprogram samt vid behov revidering av stadgar och idéprogram till kongressen.
• Ansvara för övergripande strategier, visioner och långsiktig inriktning för föreningens verksamhet.
• Besluta om verksamhetsplan och budget samt vid behov fatta beslut om omprioriteringar och åtgärder vid väsentligt förändrade ekonomiska förutsättningar.
• Ha det yttersta arbetsgivar- och arbetsmiljöansvaret för anställda inom kansliet. Arbetsledning och operativt personalansvar och arbetsmiljöuppgifter är delegerat till generalsekreteraren (GS).
• Stödja och främja verksamheten i medlemsorganisationen (lokalföreningar, fredsgrupper, etc). 
• Beakta konsekvenser, speciellt vad gäller ansvar, genomförande och ekonomi, innan varje beslut fattas och säkerställa att de beslut som fattas har ett tydligt syfte och tidsplan. 
• Åta sig att efterleva Svenska Freds antikorruptionspolicy och uppförandekod och känna till föreningens övriga styrdokument. 
• Årligen utvärdera styrelsens arbete och dess effektivitet.

Styrelsens arbetsformer
CS har möte sex-sju gånger per år, digitalt eller fysiskt. CS träffar hela kansliet vid den gemensamma höstupptakten. 

CS ska vid behov tillsätta arbetsgrupper för övergripande uppdrag inom ett verksamhetsområde eller för en särskild insats. Arbetsgruppernas uppdrag ska vara tydligt avgränsade i tid och omfattning. Arbetsgrupperna rapporterar till CS. 

CS uppdrar åt GS att leda kansliet i enlighet med de mål och riktlinjer som fastställs av CS. Uppdrag till kansliet ska ges genom styrelsebeslut till GS. 

GS kan vid behov ta med ansvariga från kansliet för särskilda föredragningar inför styrelsen. Dessa adjungeras då av styrelsen för den aktuella punkten på dagordningen.

Om anställda önskar närvara vid behandlingen av ett särskilt ärende kan styrelsen besluta att en eller flera anställda får delta under den aktuella dagordningspunkten.

Att ta upp en fråga eller förslag på styrelsemötet 

En ledamot eller suppleant som vill ta upp en fråga eller förslag på ett möte skickar skriftligt underlag till ordföranden senast 14 dagar före nästa styrelsemöte. Anställda kan på samma sätt lyfta en fråga till styrelsen genom generalsekreteraren. Underlaget ska innehålla uppgifter om vem eller vilka som står bakom frågan eller förslaget, en beskrivning av frågan eller förslaget och ett förslag till beslut för CS. En mall för detta finns i Google Drive. 

Ett förslag till beslut bör innehålla uppgifter om vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska göras. 

Så förbereds dagordningen 

Dagordningen förbereds av presidiet på presidiemötet ca 14 dagar innan CS-mötet. Presidiet utgår från CS verksamhetsår, pågående ärenden i beslutsloggen och från de ärenden som ev har kommit in. Dessutom stämmer presidiet av så att kongressuppdrag tas upp av CS och att handlingsprogrammet följs. 

Utskick av handlingar 

Alla handlingar till mötet skickas till CS via mejl senast fem arbetsdagar innan mötet samt laddas upp i styrelsens mapp på Google Drive. De ledamöter som önskar underlaget per post kan få det genom att meddela ordföranden detta. I de fall underlaget är ett så kallat arbetsmaterial i redigerbar fil på Google Drive, skrivs det ut i dagordningen samt försättsblad. Handlingarna skickas även till auktoriserad revisor och föreningsrevisor, inklusive suppleanter, samt till Svenska Freds personal och valberedning. 

Att fatta beslut 

Svenska Freds tillämpar majoritetsbeslut. Vanligtvis eftersträvas att konsensus nås genom att innan beslutet ha en diskussion där alla får komma till tals. 

Vid omröstning har ordinarie ledamöter och suppleant som ersätter ordinarie ledamot rösträtt. En ledamot som inte står bakom ett fattat beslut kan reservera sig. I övrigt är en ledamot ansvarig för alla beslut som CS fattar. 

Styrelsen kan vid brådskande ärenden fatta beslut per capsulam, i första hand via mejl, vilket bekräftas på nästkommande styrelsemöte. 

Så skrivs protokollet 

Svenska Freds använder beslutsprotokoll, vilket innebär att debatt eller diskussion som föregår beslutet inte återges. I beslut ska tydligt framgå vad som beslutades, vem som ansvarar för genomförandet och när det ska vara genomfört. Om inget annat anges av CS förväntas kansliet genomföra besluten direkt efter att det är fattat. 

Om ett ärende har avgjorts med votering ska en beskrivning av hur omröstningen gick till finnas med. 

Vid jävsituationer ska hanteringen protokollföras. 

Så justeras protokollen 

Protokollen justeras av mötesordföranden och ytterligare en ledamot eller suppleant som medverkat på mötet. Direkt efter mötet delar sekreteraren protokollutkastet med protokolljusterarna som gör eventuella ändringsförslag. Sekreteraren ansvarar för att meddela föreningens ordförande när protokollet kan gå ut för signering. 

CS kommunikationskanaler 

Mellan CS möten används följande kommunikationskanaler:

• Mejl (syfte: officiell informationsdelning, enskild mejlkorrespondens och väcka förslag till diskussioner eller andra inspel till presidiet inför förberedelse inför nästa möte)
• Google Drive (syfte: ”Work in progress”-dokument där vi kommenterar direkt i dokumentet samt slutdestination för färdiga dokument)
• Att ordförande när hen finner det av vikt, informerar CS om hastigt uppkomna situationer via sms. 
• För de i CS som vill skicka uppmuntran och dela artiklar finns en frivillig informell WhatsApp grupp att använda. 

Jävsituationer
Med jäv avses en omständighet som gör att en ledamot kan antas brista i objektivitet i ett beslut eller sitt ställningstagande i en fråga. En ledamot behöver inte vara partisk för att anses jävig. Det räcker att situationen är sådan att det kan finnas skäl att misstänka partiskhet och att det kan  finnas en risk att ovidkommande faktorer kan vägas in i beslutet. Varje ledamot ska agera på ett sådant sätt att en sammanblandning mellan olika intressen inte sker så att jäv eller jävsliknande situation uppstår eller kan uppfattas uppstå. 

Intressekonflikt uppstår när en ledamots beslut eller bruk av information direkt påverkar hens finansiella eller materiella intressen, privat eller inom ramen för annat uppdrag, eller kan leda till att hen kommer eller kan få eller förlora något av värde. Tjänstekonflikt uppstår när en ledamots beslut eller bruk av information påverkar annan person, organisation eller sammanslutning som hen har en relation till och där det kan uppstå krav eller förväntan på positiv särbehandling, eller annan part kan få eller förlora något av värde. 

I styrelsearbetet ska ledamöter ej vara delaktiga i beslut som kan påverka en personligen, ens närstående eller företag/organisation som en verkar i eller företräder. Det är omöjligt att förutse alla potentiellt jävsliknande situationer, därför är det viktigt att varje ledamot i varje enskilt fall, använder sitt goda omdöme och när eller om det råder tveksamhet diskuterar situationen med Svenska Freds ordförande. 

Det är varje enskild ledamots ansvar att uppmärksamma och informera styrelsen om eventuella jävsituationer som rör en själv eller annan ledamot. Styrelsen beslutar om jäv föreligger. Styrelsen genomför årligen en genomgång av potentiella jävssituationer vid det första styrelsemötet för året

Om jäv föreligger i en fråga, får den jävige ledamoten inte delta i beredningen, styrelsens diskussioner eller beslut i ärendet. En ledamot som är jävig ska lämna mötesrummet när den fråga hen är jävig i behandlas. Styrelsen ska alltid protokollföra jävsituationer och jävig styrelseledamot protokollförs som frånvarande vid den aktuella beslutspunkten. Styrelsen är beslutsför även om anmälan av jäv innebär att antalet röstberättigade inte når upp till det antalet som föreskrivs för att styrelsen normalt ska anses vara beslutsför.

Närståendeförteckning
Svenska Freds har, liksom många större ideella organisationer, rutiner och regler för att hantera jäv och intressekonflikter. Styrelseledamöter får inte delta i handläggning eller beslut i frågor som rör dem själva, närstående eller organisationer där de har ett personligt eller ekonomiskt intresse.

I samband med centralstyrelsens genomgång av potentiella jävsituationer dokumenteras även relevanta närståendeförhållanden. Syftet med en sådan närståendeförteckning är att säkerställa öppenhet, oberoende och förtroende i organisationens arbete samt att möjliggöra granskning från revisorer och medlemmar, så att beslut och ekonomiska transaktioner sker korrekt och utan otillbörliga intressekonflikter. 

CS verksamhetsår

Konstituerande möte (direkt efter kongressen, vid kongressår) 

• Välja vice ordföranden, samt firmatecknare 
• Beslut om delegation av arbetsgivaransvar 
• Hur brådskande ärenden ska avgöras mellan CS-möten 
• Vem eller vilka som mellan CS-möten får uttala sig i Svenska Freds namn
• Beslut om datum för styrelseåret 

Juni 

• Summera uppdrag från kongressen (vid kongressår) 
• Introduktion för nya styrelseledamöter (vid kongressår) 
• Fastställa arbets- och delegationsordning            

September: Gemensam upptaktshelg med kansliet

September 

• Utvärdering av verksamheten innevarande år, Tertialrapport 2 
• Beslut om inriktning för verksamheten för kommande år inför framtagande av verksamhetsplan 
• Riskanalys för kommande år 
• Genomgång av styrande dokument 

November 

• Första beslut om verksamhetsplan och budget för nästkommande år i princip, inklusive risk- och omvärldsanalys 
• Uppdra åt GS att lägga fram årsredovisning för innevarande år till CS-möte i april
• Anta förslag till handlingsprogram för kommande fyraårsperiod (vid kongressår) 
• Rapport medarbetarundersökning
• Diskussion om vilka CS vill tilldela Eldh-Ekblad och Holger Erikssons fredspris 

Jan/februari 

• Utvärdera föregående års verksamhet, Tertialrapport 3 
• Valberedningen på besök (vid kongressår) 
• Beslut om verksamhetsplan och budget för innevarande år 
• Fördela inkomna motioner 
• Beslut om propositioner till kongressen (vid kongressår) 
• Årlig genomgång av potentiella jävsituationer  och upprättande av ev närståendeförteckning. 
• Besluta om fredspristagare till Eldh-Ekblad och Holger Erikssons fredspris 

Mars/april 

• Besvara inkomna motioner och planera vilka olika ledamöter i CS som föredrar vad på kongressen (vid kongressår). 
• Utvärdera riskhantering för föregående år
• Fastställa årsredovisning i princip
• Utvärdera högste tjänsteperson i förhållande till instruktion och organisationens mål 
• Besluta om lön och annan ersättning till högsta tjänsteperson (på förslag från vice ordföranden)

Maj 

• Utvärdering av verksamheten innevarande år, Tertialrapport 1 
• Utvärdera senaste årets styrelsearbete 

• Se över handlingsprogram och idéprogram för eventuell revidering 
• Rapport medarbetarundersökning

CS-HANDLINGAR OCH PROTOKOLL – TRANSPARENS OCH RUTINER
Antagen av Centralstyrelsen 190410

Syfte 

Att förtydliga vilka handlingar som är öppna för allmänheten, vilka som är endast för styrelsen och vilka som är endast för presidiet eller GS. Syftet är att öka föreningens transparens samt tydligheten för vilka dokument som är tillgängliga för alla och därmed kan lämnas ut då de efterfrågas. Samt för att undvika att interna dokument delas med obehöriga. 

Svenska Freds har handlingar på tre olika transparensnivåer. Utöver dessa tre nivåer finns även handlingar som är interna för generelsekreteraren, såsom exempelvis anteckningar från utvecklingssamtal. 

Öppna handlingar 

Alla handlingar som inte bör hållas till en mindre grupp av strategiska skäl eller av integritetsskäl ska vara öppna handlingar. De är öppna för alla, medlemmar och icke-medlemmar, att ta del av. Öppna handlingar finns tillgängliga för övriga vid förfrågan till kansliet. Exempel på öppna handlingar är styrelsens beslutsprotokoll samt CS-mötenas dagordning. 

Styrelseinterna handlingar 

Dessa handlingar är av strategiska skäl eller integritetsskäl endast tillgängliga för styrelsen och GS. Om det krävs av strategiska skäl kan presidiet, GS eller styrelsen bestämma att annan berörd personal, förtroendevalda eller andra berörda medlemmar får ta del av dessa handlingar. 

Presidieinterna 

Ärenden av känslig natur, som rör personalfrågor och enskildas integritet (anställda liksom ideella), kan hållas interna till presidiet. I minnesanteckningarna från presidiemötet markeras att ett sådant ärende har hanterats, men inga detaljer lämnas. Presidiet/GS kan besluta att dela handlingar med enskilda andra om det finns särskilda skäl till detta. 

Rutiner 

Vid det förberedande presidiemötet inför varje styrelsemöte gås agendan för mötet igenom. Presidiet beslutar vilken transparensnivå varje underlag ska ha. För varje punkt på agendan diskuteras också om det är troligt att några beslut bör fattas. 

Styrelsemöte

Styrelsemötena är interna för styrelsen och GS. Generalsekreteraren kan vid behov ta med sig olika ansvariga på kontoret för specifika dragningar inför styrelsen. Styrelsen kan välja att adjungera medlemmar och icke-medlemmar till styrelsemöten vid behov. Mer info om detta finns i föreningens delegationsordning. Mötesordföranden ansvarar för att vid varje punkt på agendan efterfråga om något beslut behöver fattas. 

Protokoll 

Styrelsebeslut, reservationer och eventuell jävsituation protokollförs alltid. Diskussion eller annan information protokollförs endast efter beslut av styrelsen. Styrelseprotokollen är öppna handlingar om inte presidiet eller styrelsen beslutar något annat. Styrelseprotokollen finns tillgängliga för alla vid förfrågan till kansliet.